REQUISITOS DEL SAT PARA FACTURAR ELECTRONICAMENTE

Probablemente en su empresa estén a punto de migrar a la factura electrónica, pero aún no están seguros de cuál es el proceso a seguir. Es por eso que esta nueva entrada del Blog, está orientada a aclarar dudas acerca de los primeros pasos a seguir antes de facturar electrónicamente. Lo primero que debe hacerse es tramitar una serie de requisitos ante el SAT. Según la Lic. Yazmín García (Responsable de calidad y auditoría del proyecto DOCFI y quien nos hizo favor de contestar todas nuestras preguntas) es algo complicado hacer estos trámites, sin embargo aquí les proporcionamos los pasos esenciales para llevar a cabo estas solicitudes sin ningún problema:

1.     Faltan sólo 6 semanas para que se cumpla el plazo otorgado por el SAT para que las personas físicas y morales adopten el sistema de facturación electrónica y las preguntas sobre cómo aplicar la tecnología siguen en el aire. ¿Cuál es el primer paso para hacer los trámites en el SAT? R. Lo primero que se tiene que hacer es CONCERTAR CITA EN EL SAT PARA TRAMITAR LA FIEL (FIRMA ELECTRONICA AVANZADA)

2.     Muchos de nuestros lectores no saben los términos básicos que el SAT ha impuesto, ¿podría explicarnos qué  es la FIEL? R. Claro, la FIEL es un conjunto de datos que se adjuntan a un mensaje electrónico y su propósito es identificar a la persona que emite el mensaje como autor legítimo de éste, tal y como si se tratara de una firma autógrafa. La FIEL es segura porque permite verificar que los mensajes recibidos no hayan sido modificados e identificar al autor del mensaje.

3.     ¿Cuál es el proceso para tramitarla? R. El proceso para programar una cita para sacar la FIEL es llamando a INFOSAT, (al 01800 46 36 728). Ahí un operador verificará que su RFC exista en la base de datos y que sean registrados en el sistema para programar su cita.

4.     ¿En Aguascalientes, cuál es el lugar para hacer este trámite? R. Si mal no recuerdo es en la Calle Chichimeco No. 119,  en la Col. San Luis, Aguascalientes, Ags. y los horarios en los que pueden atender para el trámite de la FIEL son de 9:00 a 15:00 y de 16:00 a 17:00 de lunes a viernes.

(Para más información puede consultar la siguiente liga:

http://www.sat.gob.mx/sitio_internet/e_sat/tu_firma/60_6629.html )

5.     ¿Cuáles son los datos que se deben tener a la mano para hacer el trámite de la FIEL? R. Esa es una pregunta complicada, porque los requisitos son diferentes para las personas morales y para las personas físicas. Lo que yo recomiendo para fines didácticos es que consulten en la misma página del SAT

(http://www.sat.gob.mx/sitio_internet/e_sat/tu_firma/60_11505.html.)

Lo que si les comento ahora, es que es muy importante contar con estos requisitos el día de la cita ya que son necesarios para hacer los trámites. El mismo día de su cita, su identidad será acreditada a través de su documentación y con la captura de las huellas dactilares de sus 10 dedos, una fotografía digital que le tomarán, una firma autógrafa y la digitalización de documentos oficiales.

6.     ¿Por qué son recabados todos estos datos? R. Para garantizar que detrás de un documento firmado electrónicamente exista un contribuyente plenamente identificado, y con esto brindar seguridad a los trámites fiscales y evitar que otra persona suplante su identidad.

(Para más información puede visitar la página:

 http://www.sat.gob.mx/sitio_internet/e_sat/tu_firma/60_12877.html)

7.     Después de haber tramitado la FIEL, ¿cuál es el siguiente paso? R. Lo que sigue es solicitar los sellos digitales y los folios. Para esto es necesario contar con la FIEL, esto quiere decir que por ningún motivo debe saltarse pasos al realizar el trámite.

8.     Supongamos que un contribuyente ya tiene su FIEL, ¿qué seguiría para su caso? R. Si ya cumple con lo anterior, debe ingresar a la página de internet del SAT y descargar el programa llamado SOLCEDI (http://www.web-sait.com.mx/facturaelectronica/solcedi.htm) Con el uso de este programa debe generar dos archivos: uno que contiene una clave privada y otro que contiene el requerimiento de generación de Certificados de Sello digital. Una vez terminado este trámite deberá enviar estos dos archivos a través de la aplicación CertiSAT Web. Después de esto, en un lapso no mayor a 24 hrs. podrá descargar sus certificados digitales. La disponibilidad de este servicio por internet es permanente y trabaja las 24 horas del día y los 365 días del año.

(Para más información ingrese a este link:

http://www.sat.gob.mx/sitio_internet/informacion_fiscal/tramites_fiscales/registro_t/101_11762.html)

9.     ¿Y para la solicitud de los folios? R. Para eso existe el  SICOFI que es un servicio para solicitar la asignación de folios de Facturas Electrónicas y para el envío de reportes mensuales de Facturas Electrónicas emitidas. También es necesaria la FIEL, ya que de lo contrario, no podrá ingresarse al sistema.

(Para más información ingrese a esta página:

http://www.sat.gob.mx/sitio_internet/e_sat/comprobantes_fiscales/15_15788.html)

10.  La verdad es que suena algo complicado hacer estos trámites, ¿qué nos recomienda para aligerarlos? R. Tienes razón, la verdad es que si es algo complejo el procedimiento, sin embargo y para nuestra suerte, se proporcionan una serie de Manuales tanto del SOLCEDI como del SICOFI (ambos se tienen que instalar en su computadora). Si se siguen los pasos de acuerdo a los manuales si es sencillo. Lo que yo te sugiero a ti y a tus lectores es que los lean y sigan los pasos que ahí se indican para que tengan los resultados esperados o bien que vayan realizando los pasos al tiempo que lo leen, de esa manera será más fácil todo el proceso.

11.  ¿Y hacer estos trámites tiene algún costo? R. El trámite de todos los documentos necesarios para facturar electrónicamente es gratuito

(Esta es la liga que lo indica:

http://www.sat.gob.mx/sitio_internet/e_sat/tu_firma/60_6655.html)

12.  Por último, ¿aproximadamente cuánto tiempo tarda hacer estas solicitudes ante el SAT? R. Teóricamente hacer solamente la solicitud para la FIEL tarda alrededor de 5 minutos, pero el procedimiento presencial donde te piden foto y llenas un formato en las oficinas del SAT son escasos 20 minutos. Para descargar los formatos te dan un tiempo no máximo de 24 horas. La solicitud de Folios, también es un tiempo corto no mayor a 30 minutos y te proporcionan los folios en el tiempo en el cual realizas el trámite. Para firmar y enviar el informe mensual yo estimo que podría ser 40 minutos más o menos.

Esperamos que esta información sea de su utilidad. Nos vemos en la próxima entrada de este espacio informativo.

Agradecimientos especiales:

Lic. Yazmín García

(Auditoría y Calidad DOCFI)

Alejandra Guerrero

(Estudiante de Contador Público)

Para más información, visita: www.docfi.com.mx

Top 5 de las preguntas más frecuentes de nuestros clientes

Bienvenidos nuevamente a nuestro Blog!!

Esta semana el equipo DOCFI estuvo participando en el 6to. FORO PYME Aguascalientes (del 8 al 12 de noviembre) y aunque muchos  empresarios, estudiantes, académicos y emprendedores se acercaron para informarse y preguntar acerca de nuestras soluciones y todo lo relacionado con la factura electrónica;  las dudas, la confusión y la incertidumbre envolvieron la mente de nuestros asistentes.  ¿Y quién no se ha sentido de esa manera? Si es la inversión de las empresas la que está en juego y cuando se trata de algo así, las decisiones no pueden tomarse a la ligera.

Por eso, hemos decido hacer un  recuento de las preguntas más frecuentes para despejar las dudas  acerca de nuestro software, de los beneficios de DOCFI y de la reforma fiscal que obliga a todos los contribuyentes a facturar electrónicamente. Esperamos que este resumen pueda servirles para tomar la mejor decisión que se acomode a sus empresas.

1.    ¿Qué es eso de los medios propios?

La emisión por medios propios implica que la empresa que usará un sistema de este tipo adquiera una solución que se integra a su propia infraestructura tecnológica. En este esquema, también es necesario tramitar ante el SAT la FIEL  y solicitar una serie y un rango de folios (estos requisitos son fundamentales para TODOS los contribuyentes antes de comenzar a facturar electrónicamente). Ahora, DOCFI trabaja bajo este esquema, ya que nuestro software se integra totalmente al sistema operativo de tu empresa. Nuestro equipo trabajó incansablemente para obtener el resultado que ahora tenemos: Un sistema amigable, confiable y sencillo de usar.

La característica principal de la emisión de facturas por medios propios es que la información permanece totalmente segura, ya que se queda en la computadora desde la cual se esté manejando el software.

La emisión por medios propios implica también que las siguientes tareas se den en los sistemas propios de la empresa:

• La emisión de los datos fuente de facturación de la empresa en forma sistematizada (NO facturas hechas a mano).
• La asignación secuencial y no repetida de las series y folios fiscales.
• La generación de la cadena original.
• El cálculo e inclusión del sello digital.
• La generación y resguardo de la factura electrónica emitida(en formato XML y PDF)

2.    ¿Y si emito por medios propios, lo puedo seguir haciendo en el 2011?

¡Claro que sí! De hecho, el mismo SAT ha comunicado que quien facture por medios propios en lo que queda del 2010 podrá seguir con este esquema durante todo el 2011. Todos los fundamentos los puedes encontrar en este sitio: http://www.sat.gob.mx/sitio_internet/e_sat/comprobantes_fiscales/15_15634.html

3.    ¿Cuáles son las características y beneficios que DOCFI tiene para mi empresa?

Tienes razón, existen otros proveedores que pueden decir que resuelven la necesidad de facturar electrónicamente. ¿Pero qué tantos beneficios ofrecen? A diferencia de otros servicios de facturación, DOCFI es un sistema que tiene el beneficio de hacer que tu información permanezca en tu computadora, esto significa que todos los datos que generes estarán siempre seguros, ya que sólo tú controlas las contraseñas y accesos de tu PC.

Además:

• DOCFI cumple totalmente con los requerimientos del SAT.
• Tiene la capacidad para expedir:

ü  Facturas electrónicas

ü  Recibos de arrendamiento

ü  Recibos de honorarios

ü  Notas de crédito

ü  Notas de cargo

• Genera los reportes mensuales en formato:
• PDF
• XML
• Es fácil de instalar, además, en la compra de cualquiera de nuestras soluciones, el programa viene acompañado con manuales de usuario y de instalación.
• Es multiusuario y multisucursal. Significa que no necesitas comprar un software diferente para cada una de tus sucursales. DOCFI es capaz de enlazar cada una de tus empresas y trabajar a partir del mismo software reduciendo así, el costo de inversión.
• Importación masiva de tu información de clientes y productos desde archivos de Excel. Esto quiere decir que no tienes la necesidad de estar escribiendo de a uno la información de tus clientes o productos.
• Generación de pólizas de ingresos y egresos para realizar cargas de pólizas en el software Contpaq

4.    ¿DOCFI es fácil de usar?

La respuesta a esta pregunta es: ABSOLUTAMENTE. El equipo DOCFI trabajó arduamente para que cualquier persona (aún cuando no esté familiarizada con el sistema) pueda manejarlo sin problemas. De hecho, en nuestra aplicación, cada campo está acompañado con una especie de ícono de información para que la persona que maneja el programa sepa qué datos ingresar. Por si esto fuera poco, cualquier solución DOCFI viene acompañada de un manual de instalación y un manual de uso para el manejo del programa. Además, el equipo DOCFI es capaz de darte soporte técnico y soporte al cliente (para dudas de cómo usar el sistema), así que puedes contactarnos vía telefónica (tenemos un 01800 FACTURA, para que nos llames desde cualquier punto de la República Mexicana y sin costo alguno) o chatear en vivo desde tu empresa y con tu computadora, para resolver tus dudas.

5.    ¿Las soluciones DOCFI son costosas?

La verdad es que NO. En realidad los precios de DOCFI están estructurados de acuerdo al volumen de facturación que tenga tu empresa. Por ejemplo:

En el caso de que tu empresa no emita muchas facturas, puedes optar por comprar determinada cantidad de comprobantes: 100, 300, 500 o 1,000 facturas, con un año de vigencia (PROMOCIÓN VÁLIDA HASTA EL 31 DE DICIEMBRE DEL 2010)

Si tu empresa emite un alto y considerable número de facturas puedes rentar a DOCFI por algún tiempo: Por 6  meses o por 12 meses ¡lo mejor de estas soluciones es que puedes facturar ilimitadamente! Para consultar los precios DOCFI, da click en este link: http://docfi.com.mx/sitio/soluciones.aspx#uno

Está de más decir que la factura electrónica ya es una realidad en México. Por eso te invitamos a que cumplas con tus obligaciones lo antes posible y recuerda, ¡Facturar ahora es más sencillo, con DOCFI!

Factura Electrónica: ¿Por qué esperar al 2011 si puedo hacerlo en el 2010?

A pesar de que las facturas electrónicas en México ya llevan tiempo entre nosotros, pues desde hace cinco años ya se utilizaba de manera opcional este esquema,  no es sino hasta los últimos meses en que se ha puesto mucha más atención en ellas y es que a partir del 1 de enero de 2011 entra en vigor la obligatoriedad del uso del comprobante fiscal digital. Seguramente ya se habrá enterado de las posibilidades que existen en el mercado para emitir facturas electrónicas y también de los esquemas existentes; sin embargo, el tema “por medios propios” aún no es comprendido en su totalidad, generando desconfianza entre los contribuyentes.

El mito de facturar por medios propios

Primero que nada, el panorama es general para todos los obligados a acatar la norma fiscal: A partir del próximo año todas las personas físicas o morales que hayan tenido ingresos mayores a cuatro millones de pesos durante el ejercicio fiscal 2009 están obligadas a emitir facturas electrónicas. Un contribuyente puede optar por hacerlo con un proveedor autorizado (la gran mayoría de personas físicas con actividad empresarial han optado por la emisión por medio de un tercero autorizado) o puede hacerlo por sus propios medios (la gran mayoría de empresas corporativas han adoptado por este esquema).

La emisión por medios propios se implementa cuando la empresa que usará un sistema de este tipo adquiere una solución que se integra a su propia infraestructura, pide por lo menos un sello digital y solicita por lo menos una serie y un rango de folios ante el SAT. Este esquema implica que la emisión de los datos de facturación de la empresa sea en forma sistematizada (no facturas hechas a mano), que la asignación de los folios fiscales sea secuencial y no repetida  y sobre todo que la información que se genere sea almacenada en el sistema operativo de la empresa, haciendo este proceso mucho más seguro.

 Cuando una empresa cuenta con todos los elementos en sus propios sistemas para emitir un comprobante fiscal digital (CFD), no requiere ningún permiso especial.

Además, si una empresa factura electrónicamente por medios propios en lo que resta del 2010, puede continuar con este esquema durante todo el 2011, olvidándose (al menos durante ese año) de cambiar de proveedor debido a las nuevas certificaciones que un tercero autorizado debe acatar.

Esta es una buena noticia en todos sentidos para los contribuyentes, porque evitan migrar nuevamente hacia la solución de otro proveedor en caso de que éste no haya logrado obtener la nueva certificación que el SAT lanzó recientemente (de ser PACFD, Proveedor Autorizado de Certificados Fiscales Digitales a PSECFDI, Proveedor de Servicios de Expedición de Certificados Fiscales Digitales a través de Internet).  

De cualquier manera, es un hecho que la factura electrónica en México ha pasado a ser un proyecto importante en las prioridades de un cada vez mayor número de empresas importantes en el corto plazo, porque sin lugar a dudas, la transición de un esquema a otro provocará un cambio importante en la fiscalización del gobierno mexicano.

Para más información visite www.docfi.com.mx

Qué es eso de la factura electrónica?

A pesar de que las facturas electrónicas en México ya llevan algunos años entre nosotros, no es sino hasta los últimos meses en que se ha puesto mucha más atención en ellas, debido a las nuevas disposiciones que el SAT constamente ha estado comunicando,  y es que, al hablar de facturas electrónicas, en realidad nos referimos a los diferentes tipos de Comprobantes Fiscales Digitales permitidos por ley en México, entre los que están facturas, recibos de honorarios, recibos de arrendamiento, recibos de donaciones, carta porte, notas de crédito y notas de débito.

En fin, seguramente ya te has enterado de que a partir del 1 de enero de 2011, todo emprendedor, empresa o proveedor que expida facturas por montos mayores a $2,000 pesos, tendrá que hacerlo a través de un comprobante fiscal digital (CFD), que es un mecanismo alternativo de comprobación de ingresos, egresos y propiedad de mercancías en traslado por medios electrónicos que utiliza tecnología digital en su generación, procesamiento, transmisión y almacenamiento de datos 100% digital. Esta disposición fue establecida por el Congreso, a finales del 2008, a través de La Miscelánea Fiscal, la cual debe ser acatada por todas las personas morales y físicas que tengan actividad empresarial.

La factura electrónica ofrece varias ventajas y beneficios; por ejemplo, garantiza la integridad y autenticidad de los documentos expedidos, facilita el cotejo de información contable, simplifica la generación de comprobantes fiscales. Además, es ecológica, pues se eliminan las impresiones en  papel y permite el ahorro de costos en el proceso.

Factura Electrónica??

Te damos la bienvenida a este espacio virtual que el equipo DOCFI ha implementado como parte e un esfuerzo mayor que busca aprovechar las herramientas que el internet pone a nuestra disposición.

Este blog estará destinado a tratar temáticas de la facturación electrónica. Buscamos generar diálogo para juntos conocer lo que existe alrededor de esta disposición.

Esperamos que esta sea una experiencia de provecho para todos y una instancia para aprender de nuestros colegas e incorporar conocimiento en nuestro trabajo cotidiano.

Saludos!

El equipo DOCFI